El libro de Actas de la Comunidad de Propietarios

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¿Sabes todo lo que debe incluir un libro de actas y como legalizarlo? ¿Quién debe guardarlo y qué pasa si se extravía?

El Libro de Actas de una comunidad de propietarios es un libro obligatorio en el que se incluyen los acuerdos de las juntas de propietarios y es diligenciado por el registrador.

En AGAD administración de fincas somos conscientes de las dudas que surgen a los vecinos de una comunidad respecto a dicho documento. Por eso hemos hecho un recopilatorio de las preguntas más frecuentes. Si tras este artículo sus dudas no quedarán resueltas, no dude en contactar con nosotros para que podamos ayudarle.

En mi comunidad de vecinos, se ha perdido el libro de actas. ¿Qué deberíamos hacer?

Se debería informar al registrador y comunidad de vecinos inmediatamente y así proceder a una reconstrucción del extraviado libro de actas, incluyendo al menos las actas pertenecientes a los últimos cuatro años. El registrador cuenta con un plazo de 5 días. Se deben recuperar todas las actas posibles en caso de que algún propietario todavía las conservara. Además, debe incluirse una diligencia en la que se explicara lo ocurrido.

¿Quién se encarga de custodiar el libro de actas? ¿Durante cuánto tiempo debemos conservarlos?

Según lo dictado en el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal, los libros de Actas de las Juntas de propietarios, así como las convocatorias, apoderamientos, comunicaciones y cualquier otro documento de importancia para la comunidad de propietarios deben conservarse por el Secretario de la Comunidad o el Presidente en su defecto. Además, se impone la obligación de conservar estos documentos durante al menos cinco años.

¿Qué debe incluirse en el Libro de Actas?

Según la Ley de Propiedad Horizontal, es obligatorio que aparezcan en el Libro de Actas lo siguiente:

  • La orden del día, o todos los puntos que van a abordarse durante la reunión, así como un resumen de otros temas debatidos.
  • La fecha y hora exacta de la Junta así como una especificación de por qué se está celebrando dicha reunión.
  • El autor de la convocatoria (generalmente el Presidente)
  • La especificación del tipo de carácter de la Junta (ordinaria o extraordinaria) así como la celebración (primera o segunda convocatoria). Sólo existe una reunión ordinaria cada año (presupuestos y cuentas) El resto serán siempre juntas extraordinarias.  
  • El nombre completo y número de asistentes o representantes en la Junta. Además, se debe detallar los cargos y cuotas de participación de cada miembro en la Junta de vecinos. A destacar también qué propietarios podrían estar privados a su derecho de voto, como por ejemplo los comuneros que no se encuentren al corriente de pago de sus deudas vencidas con la comunidad (Artículo 15.2)
  • El resultado de las votaciones, número de participantes y especificación de cuotas a favor o en contra.
  • Una conclusión de la Junta que incluya los acuerdos conseguidos y la aprobación del acta.

¿Cómo validar y legalizar el Libro de Actas?

Un Libro de Actas será legal y válido siempre que esté firmado por el secretario y el presidente y además aparezcan todos los requisitos descritos en el apartado anterior.

Asimismo, el Libro de Actas debe ser entregado en el Registro Mercantil en un plazo máximo de 4 meses tras finalizar el año, siendo necesaria su legalización cada año en cualquier tipo de comunidad.

Les invitamos a ver este vídeo del Colegio de Administradores si desean profundizar por su cuenta en el tema.


Colegio de Registradores de España – Isabel Cabra